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Guía práctica
Guía del equipo de pedi2Publicada el 30 de agosto de 2026
De un proceso de reservas se puede automatizar la parte repetitiva: recibir la solicitud, recoger fecha, hora, comensales y nombre, comprobar si hay sitio, confirmar por escrito, recordar antes del servicio y liberar la mesa al cancelar. Lo que no debería automatizarse sin que alguien lo mire es todo lo que depende de criterio — grupos grandes, eventos, peticiones especiales y los cambios de última hora. La automatización que funciona no es la que decide por ti: es la que llega a la mañana siguiente con las reservas completas y sin duplicados.
El punto de partida
Casi todos los restaurantes están en alguna de estas, y el salto útil suele ser al siguiente escalón, no al último.
Rápido de usar y difícil de compartir. Solo lo entiende quien escribe, no hay copia, y si se pierde no hay forma de saber a quién se esperaba.
Ya se puede compartir y buscar. Sigue sin saber cuánto cabe, y dos personas editando a la vez es el escenario donde se pierde una reserva.
Cómodo y accesible desde cualquier móvil. Acepta encantado quince mesas a la misma hora: guarda citas, no capacidad.
Es donde llegan, no donde deben quedarse. Los datos están repartidos entre mensajes y no hay forma de ver el día completo de un vistazo.
Sabe cuánto cabe, distingue estados y lo ve todo el equipo. Alguien sigue introduciendo las que llegan por teléfono y por chat.
Lo anterior, más que las reservas entren solas por WhatsApp o por la web con la disponibilidad ya comprobada. Nadie transcribe nada.
El salto de 1 a 5 se puede dar de golpe, pero el que más se nota en el día a día suele ser el de tener las reservas dispersas a tenerlas en un solo sitio, sea cual sea. Automatizar la entrada sirve de poco si el equipo sigue mirando en tres lugares distintos.
Todo lo que es repetitivo, tiene una respuesta conocida y hoy interrumpe a alguien en mitad del servicio:
Ese último punto parece administrativo y es de los que más dinero mueve: una mesa cancelada que sigue bloqueada es una mesa que no se puede vender a nadie más. Si liberarla depende de que alguien lo haga a mano un viernes por la noche, no se hace.
Un sistema puede recoger la información de estos casos, pero la decisión debería pasar por una persona:
La forma práctica de resolverlo no es apagar la automatización esos días: es que el sistema sepa dónde está su límite y pase la conversación a una persona. Un umbral de comensales a partir del cual siempre interviene alguien resuelve la mayoría de estos casos con una sola regla.
En la demostración vemos por qué canales te entran hoy y cuáles tendría sentido conectar primero.
No son fallos de gente descuidada: son lo que pasa cuando se apunta con prisa, con el teléfono en una mano y una comanda en la otra. Cada uno tiene un control concreto que lo evita.
| El error | Lo que lo evita |
|---|---|
| La fecha o la hora se apuntan mal y nadie lo detecta hasta ese día. | Confirmar por escrito al cliente: si hay un error, lo ve él antes que tú. |
| Se acepta más gente de la que cabe en esa franja. | Que la disponibilidad se calcule contra las mesas y la duración, no a ojo. |
| No queda el teléfono, así que un cambio no se puede avisar. | Hacer el teléfono obligatorio. Es el único dato sin el cual la reserva es ciega. |
| Una alergia o una silla accesible se cuentan de palabra y no llegan a sala. | Un campo de observaciones que viaja con la reserva hasta el día del servicio. |
| Se cancela una reserva y la franja sigue bloqueada. | Que cancelar libere la disponibilidad solo, sin un paso manual. |
| El turno de noche no sabe qué pasó por la mañana. | Una sola lista que ve todo el equipo, con el histórico de cada reserva. |
| No se distingue quién pidió mesa de quién la tiene confirmada. | Estados explícitos, visibles de un vistazo en la lista del día. |
Automatizar no elimina los errores: elimina los de transcripción y deja los de criterio, que son los que conviene que decida una persona. Cualquiera que prometa lo contrario está vendiendo algo que no puede cumplir.
Los pasos 2 y 3 son los aburridos y los que deciden el resultado. Un sistema conectado a un aforo desactualizado o a unos horarios de hace un año acepta reservas imposibles con toda la seguridad del mundo, y entonces la culpa parece de la automatización cuando es de los datos.
El detalle de la capacidad está en gestión de mesas, horarios y disponibilidad, y el del canal más habitual en reservas por WhatsApp.
Al contrario: significa que cuando alguien las mira, están completas y ordenadas. Lo que se automatiza es recoger los datos, comprobar si cabe y avisar al cliente. Decidir sobre un grupo de quince, cambiar la distribución de la sala o valorar una petición rara sigue siendo de una persona, y debe serlo.
Por tener las reservas en un solo sitio, aunque sigas apuntándolas tú. Ese paso ya resuelve la mitad de los problemas: el turno siguiente ve lo mismo, nadie duplica una mesa y no hace falta preguntar. Automatizar la recogida de datos viene después, cuando el volumen lo justifica.
Casi siempre es un problema de configuración, no del sistema: un día que no se bloqueó, una duración de mesa que se quedó corta o un aforo que no se actualizó al cambiar la sala. Por eso conviene revisar esos tres datos antes de encender nada, y volver a mirarlos cuando cambie algo del local.
Con cinco reservas diarias que atiende siempre la misma persona, probablemente no. El punto en que empieza a compensar no es un número de reservas sino un síntoma: cuando más de una persona las apunta, cuando entran por más de un canal o cuando alguien ha tenido que llamar a un cliente para decirle que no había mesa.
Qué es un sistema de reservas, qué datos debe guardar y qué comprobar antes de contratar uno.
Del mensaje del cliente a la mesa reservada: qué pregunta el sistema, qué comprueba y cuándo entra una persona.
Recibir reservas por tus propios canales, y cuándo sigue teniendo sentido un portal externo.
Tener mesas libres no es lo mismo que poder atenderlas: turnos, duración, zonas y capacidad real.
Cambios de última hora y cancelaciones sin que la disponibilidad se quede bloqueada.
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