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Operativa
Guía del equipo de pedi2Publicada el 30 de agosto de 2026
Tener mesas libres y tener capacidad no es lo mismo. La capacidad real de un restaurante en una franja depende de cuántas plazas hay, cuánto dura una comida, cuántas reservas ya están comprometidas y de si la cocina puede sacar todo eso a la vez. Un sistema de reservas útil cruza esos datos antes de aceptar; una agenda solo apunta. Los tres números que hay que tener bien configurados son el aforo, la duración de la mesa y los horarios por servicio — casi todos los problemas de sobreventa vienen de uno de los tres.
Un local de cuarenta plazas no puede aceptar cuarenta comensales a las 21:00 y otros cuarenta a las 21:30, aunque sobre el papel las mesas estén ahí. La razón es que una mesa no se libera cuando termina la reserva: se libera cuando la gente se levanta, se recoge y se vuelve a montar.
Y hay un segundo límite que casi nunca se calcula: la cocina. Cuarenta primeros a la misma hora no es lo mismo que cuarenta repartidos en hora y media, aunque la sala aguante los dos escenarios. Un sábado se puede llenar la sala y aun así arruinar el servicio si todo entra a la vez.
Por eso «tengo mesas libres» no es una respuesta a «¿tenéis sitio a las nueve?». La respuesta buena cruza plazas, duración y lo ya comprometido, y en muchos locales además la sensatez de quien conoce la cocina.
Configuración
Cuántas plazas tienes de verdad, sumando las mesas. Parece obvio y se queda desactualizado en cuanto se cambia la distribución de la sala o se quita la terraza en invierno.
Cuánto ocupa una reserva desde que se sienta hasta que la mesa vuelve a estar lista. Es el número más olvidado y el que decide si el segundo turno existe.
Comida y cena tienen ventanas distintas, y a veces días distintos. De ahí salen las horas que se pueden ofrecer: si están mal, el sistema propone huecos que no existen.
La duración merece detenerse. Es el número que convierte un aforo en una parrilla de horas: con noventa minutos y una mesa que se sienta a las 20:30, esa mesa vuelve a estar disponible a las 22:00. Si el servicio real dura dos horas y quince, a las 22:00 hay alguien esperando de pie mientras otros toman el postre.
En Pedi2 la duración de la mesa se configura por local (entre media hora y cuatro horas) y es lo que usa el cálculo de disponibilidad, tanto en el portal web como cuando el agente de WhatsApp comprueba si hay hueco. Un solo número, leído desde todos los canales, para que no haya dos verdades.
Trabajar por turnos —una primera cena a las 20:00 y una segunda a las 22:15— multiplica lo que se puede vender, y solo funciona si la duración está bien puesta y el cliente lo sabe. Un turno mal calculado no se nota al aceptar las reservas: se nota cuando la segunda tanda espera de pie en la puerta.
Terraza, salón, interior, comedor privado. Para el cliente que pidió terraza no son intercambiables, así que anotarlo evita la conversación incómoda al llegar. Y en muchos locales la terraza tiene sus propias reglas: depende del tiempo y a veces se cierra sin previo aviso.
Dos reservas se solapan cuando la segunda empieza antes de que la primera haya terminado según la duración configurada. No hace falta que coincidan las horas: una mesa de las 21:00 con noventa minutos choca con otra de las 22:00 si en realidad se levantan a las 22:40. Un sistema que solo mira la hora exacta acepta las dos sin decir nada.
Pedi2 calcula la disponibilidad cruzando el aforo de la sede con las reservas ya comprometidas dentro de la ventana de duración, así que el solapamiento se detecta antes de aceptar. Lo que no hace es asignar mesas automáticamente ni combinarlas para un grupo: eso lo decide el equipo, que puede asignar mesa a mano cuando quiere.
En la demostración se configuran tus mesas y tu duración, y se ve qué horas ofrecería el sistema un sábado.
La disponibilidad calculada con dos semanas de antelación es una previsión. El día del servicio ocurren tres cosas que ningún sistema puede anticipar y que conviene tener previstas:
Contra esto no hay una función que lo resuelva: hay margen. Dejar algo de holgura entre turnos, no llenar el aforo al cien por cien en la franja punta y tener a alguien mirando la sala. Un sistema que promete exprimir la última plaza está optimizando un número y arruinando un servicio.
Si algo cambia después de confirmar, modificar o cancelar una reserva explica cómo se resuelve sin dejar la franja bloqueada. Y si el problema es que la gente no aparece, reducir los no-shows es la otra mitad de esta conversación.
Casos
Servicio rápido, rotación alta y una duración real que puede bajar de la hora. Aquí dejar la duración por defecto en noventa minutos significa vender la mitad de las mesas que caben: cada mesa podría hacer dos servicios y solo se le cuenta uno. Es el caso donde más dinero deja sobre la mesa un número mal configurado.
El caso contrario: si la duración real son dos horas y cuarto y está puesta en dos, el segundo turno llega a mesas ocupadas y la gente espera de pie. Aquí conviene medir un par de semanas antes de decidir el número, y dejar algo de holgura entre turnos en lugar de apurar al minuto.
El aforo no es el mismo en julio que en enero, y ese es el dato que más se queda desactualizado. Un sistema que sigue contando las plazas de la terraza en noviembre acepta reservas que no caben dentro, y nadie lo descubre hasta que llueve un sábado. Conviene revisarlo cuando cambia la temporada, igual que se cambia la carta.
Depende del tipo de servicio y conviene medirlo antes de decidirlo: no es lo mismo un menú del día que una cena de carta. Lo que no funciona es dejar el valor por defecto sin mirarlo — si das noventa minutos a un servicio que dura dos horas, el segundo turno llega a una mesa ocupada, y si das dos horas a un menú de mediodía estás dejando de vender una rotación.
En Pedi2 no: la asignación de mesa la hace el equipo cuando quiere, y es opcional. El sistema calcula si cabe otra reserva en esa franja, que es una cosa distinta y más importante para no aceptar de más. Quién se sienta exactamente dónde lo decide quien conoce la sala, y en la mayoría de los locales eso se hace el mismo día.
Sí, y es de lo primero que conviene configurar. Un día cerrado por vacaciones, por un privado o por obras tiene que dejar de aceptar reservas de verdad, no solo avisar. Un sistema que sigue admitiéndolas para un día cerrado genera más trabajo del que ahorra: alguien tendrá que llamar a esos clientes.
Combinar mesas es una operación de sala que Pedi2 no automatiza: el sistema no decide que dos mesas de cuatro pueden ser una de ocho. Lo que sí hace es no aceptar más reservas de las que caben en la franja, y a partir de ahí quien monta la sala organiza. Para un grupo grande lo razonable es que la reserva la mire una persona de todas formas.
Qué es un sistema de reservas, qué datos debe guardar y qué comprobar antes de contratar uno.
Del mensaje del cliente a la mesa reservada: qué pregunta el sistema, qué comprueba y cuándo entra una persona.
Qué partes del proceso conviene automatizar, cuáles no, y los errores que aparecen por el camino.
Recibir reservas por tus propios canales, y cuándo sigue teniendo sentido un portal externo.
Cambios de última hora y cancelaciones sin que la disponibilidad se quede bloqueada.
Qué debe decir una confirmación, cuándo enviar el recordatorio y cuántos mensajes son demasiados.
Qué es un no-show, qué medidas ayudan de verdad y cuáles espantan al cliente que sí venía.
Te enseñamos cómo se calcula la disponibilidad con tus mesas y tus turnos.