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Guía
Guía del equipo de pedi2Publicada el 30 de agosto de 2026
Un sistema de reservas para restaurantes no es una agenda: es la herramienta que sabe cuánta gente puedes atender en cada franja y que impide aceptar más. Guarda cada reserva con sus datos completos —fecha, hora, comensales, nombre, teléfono, zona, observaciones y estado—, deja claro qué está confirmado y qué no, y permite confirmar, cancelar y avisar sin que nada dependa de la memoria de quien estaba ese día. Lo que hay que comprobar antes de contratar uno es concreto: de dónde saca la disponibilidad, qué pasa cuando el cliente quiere cambiar algo y quién puede ver las reservas además del dueño.
La mayoría de los restaurantes empiezan con un cuaderno o un calendario compartido, y durante un tiempo funciona. Lo que lo rompe no es el desorden: es que ninguna de esas herramientas sabe cuánta gente cabe.
Un calendario acepta encantado quince reservas a las 21:00 en un local de cuarenta plazas. No dice nada, porque su trabajo es apuntar, no juzgar. El sábado siguiente alguien descubre a las nueve menos cuarto que hay dos mesas de seis para el mismo sitio y que el segundo turno no cabe.
Un sistema de reservas especializado hace tres cosas que una agenda no puede hacer:
Ese tercer punto es el que más se subestima. Un libro de reservas que solo entiende quien lo escribe funciona hasta el día que esa persona libra, y entonces el restaurante se queda sin saber a quién espera.
Las observaciones merecen una nota aparte. Es el campo que más se salta al apuntar deprisa y el que más problemas evita: una alergia anotada en la reserva llega a cocina antes de que el cliente se siente; la misma alergia contada de palabra al recibirle llega cuando el pase ya está en marcha.
La distinción clave
Confundirlas es de donde salen las mesas dadas dos veces y las que se quedan vacías esperando a nadie.
La diferencia entre pendiente y confirmada no es burocracia. Una reserva que llega por internet a las tres de la madrugada nadie la ha aceptado todavía: si el sistema la da por buena sin más, esa mesa queda bloqueada aunque ese día tengas un privado o el local esté cerrado. Y al revés — si nadie la mira, el cliente cree que tiene mesa y no la tiene.
En Pedi2 una reserva que llega por el portal web nace pendiente y la confirma el restaurante desde la bandeja; las que toma el equipo o el agente de WhatsApp nacen confirmadas, porque en esos casos ya ha habido una decisión humana o una comprobación de disponibilidad. Los cinco estados de arriba son los que existen de verdad en el sistema.
En la demostración se ve el recorrido completo: la solicitud entra, se comprueba la disponibilidad y la reserva queda registrada con su estado.
Las listas de características de estos productos son largas y casi todas dicen lo mismo. Estas son las que cambian el día a día:
Es la función central y la que más varía entre sistemas. Lo mínimo aceptable es que cruce las mesas con una duración prevista: sin duración, no se sabe cuándo se libera una mesa y el segundo turno es una apuesta. Pregunta si esa duración se puede ajustar — no es lo mismo un menú del día que una cena de dos horas y media.
Que el cliente reciba algo por escrito con su fecha, su hora y el número de personas. No es solo cortesía: es lo que evita la discusión de «yo reservé para las nueve» y lo que hace que un error se detecte antes del día del servicio.
Aquí conviene ser muy concreto al preguntar, porque es donde más varían los sistemas. ¿Puede el cliente cancelar solo, o tiene que llamar? ¿Se puede cambiar la hora sin rehacer la reserva? ¿Al cancelar, la franja vuelve a estar disponible al instante o hay que liberarla a mano?
Un sistema al que solo entra el dueño desde su móvil reproduce el problema del cuaderno con una pantalla más bonita. Lo que hace falta es que el equipo de sala vea las reservas del día sin depender de nadie.
Cerrar un día por vacaciones, por un privado o por obras tiene que ser un clic, y tiene que apagar la disponibilidad de verdad. Un sistema que sigue aceptando reservas para un día cerrado genera más trabajo del que ahorra.
Cuatro canales con exigencias distintas, y el mismo sitio donde deben acabar todos.
Sigue siendo el canal principal en muchos locales. El problema no es el canal, es que quien descuelga está a otra cosa y la reserva acaba en un papel.
Cómodo para el cliente y desordenado para el restaurante si nadie lo estructura: los datos llegan repartidos en cinco mensajes y sin confirmar.
El cliente elige entre las horas que hay de verdad, así que llega con los datos completos. Entra a cualquier hora, también con el local cerrado.
Trae clientes que no te conocían, con su coste y sus reglas. Suele convivir con los anteriores, no sustituirlos.
Lo que importa no es cuántos canales tienes, es que todos acaben en la misma lista. Un restaurante con reservas en el cuaderno, en WhatsApp y en un portal tiene tres verdades distintas sobre el mismo sábado, y la única forma de saber cuánto le cabe es sumarlas a mano.
Cada canal tiene su guía: reservas por WhatsApp y reservas online directas frente a los portales. Si las reservas te entran sobre todo por teléfono, la recepcionista virtual cubre ese canal.
Pedi2 permite que los clientes consulten disponibilidad y reserven directamente con el restaurante —por WhatsApp, desde la web o desde un QR— mientras el establecimiento mantiene organizadas las confirmaciones y las cancelaciones. La disponibilidad se calcula contra las mesas y una duración que cada local configura, así que las horas que se ofrecen son horas que caben.
La idea que lo resume: la reserva no se queda dentro de una conversación. Se registra de forma estructurada, con su estado, y desde ahí se confirma, se avisa al cliente o se cancela.
Y lo que hoy NO hace, dicho aquí y no en la letra pequeña: no permite editar una reserva ya creada —un cambio de hora se resuelve cancelando y creando la nueva—, no tiene lista de espera, no asigna mesas automáticamente ni las combina, y no está integrado con TheFork, CoverManager ni OpenTable. Sí gestiona señal para grupos, confirmación y recordatorio por WhatsApp con botones que funcionan, y cancelación por enlace propio.
El punto de partida
Casi todos los restaurantes están en una de las cuatro primeras filas. Saber qué se gana en cada salto ayuda a decidir cuál dar.
| Cómo lo llevas | Lo que se gana y lo que sigue faltando |
|---|---|
| Libro de papel | Rápido de escribir y no falla nunca. No se puede consultar desde fuera, solo lo entiende quien escribe, no hay copia y no sabe cuánto cabe. |
| Hoja de cálculo | Ya se comparte, se busca y queda histórico. Sigue sin calcular capacidad, y dos personas editando a la vez es donde se pierde una reserva. |
| Calendario compartido | Accesible desde cualquier móvil y con avisos. Acepta quince mesas a la misma hora sin decir nada: guarda citas, no plazas. |
| Reservas en el chat de WhatsApp | Es donde llegan, no donde deben quedarse. Sin estado ni vista del día: para saber cuánta gente viene el sábado hay que leer conversaciones. |
| Sistema de reservas | Calcula capacidad, distingue estados y lo ve todo el equipo. Alguien sigue metiendo a mano las que llegan por teléfono y por chat. |
| Sistema conectado a los canales | Lo anterior, y además las reservas entran solas por WhatsApp o por la web con la disponibilidad ya comprobada. Nadie transcribe. |
El salto que más se nota no suele ser el último, sino el de tener las reservas repartidas a tenerlas en un solo sitio. Un restaurante con reservas en el cuaderno, en el chat y en un portal tiene tres verdades sobre el mismo sábado, y la única forma de saber cuánta gente viene es sumarlas a mano — justo el día en que menos tiempo hay para eso.
Y hay un argumento que pesa más que la comodidad: la continuidad. Un libro que solo entiende quien lo escribe funciona hasta que esa persona libra, se pone enferma o se va. Entonces el restaurante descubre que no sabe a quién espera esa noche, y eso no se arregla con esfuerzo.
Para pocas reservas al día, puede bastar. El problema aparece con volumen: un calendario no sabe cuántas mesas tienes, no impide que dos personas apunten la misma franja y no distingue una solicitud de una reserva confirmada. Guarda citas, no capacidad. La diferencia se nota el primer sábado que aceptas más gente de la que cabe.
Son dos cosas distintas que a menudo se confunden. Un portal es sobre todo un canal de descubrimiento: te trae clientes que no te conocían. Un sistema de reservas es la herramienta con la que gestionas la disponibilidad y las reservas vengan de donde vengan. Se pueden tener los dos, y de hecho es lo habitual.
Con Pedi2 sí, y la parte importante es que no se quedan en la conversación: el sistema pregunta fecha, hora y número de comensales, comprueba la disponibilidad real antes de aceptar y registra la reserva en el mismo sitio que las demás. Una solicitud recibida no es una mesa reservada hasta que los datos están validados y guardados.
Hoy en Pedi2 una reserva no se edita: se cancela y se crea la nueva con los datos correctos, lo que además libera la franja anterior. Es un paso más de los que nos gustaría y lo decimos abiertamente. Cancelar sí está resuelto de punta a punta, incluido un enlace propio con el que el cliente lo hace solo.
Sí: las reservas cuelgan de una sede concreta, con su aforo, sus horarios y sus mesas. Cada local ve lo suyo. Lo que conviene comprobar en una demostración es el detalle de tu caso —cuántas sedes, si comparten carta y horarios— en vez de darlo por hecho.
Sí. Se configura a partir de cuántos comensales se pide y qué importe, y el sistema genera un enlace de pago para esa reserva; cuando se paga, queda constancia. Lo que el sistema no hace es decidir qué pasa con ese dinero si el cliente no aparece: eso es una política del restaurante, no una función.
Del mensaje del cliente a la mesa reservada: qué pregunta el sistema, qué comprueba y cuándo entra una persona.
Qué partes del proceso conviene automatizar, cuáles no, y los errores que aparecen por el camino.
Recibir reservas por tus propios canales, y cuándo sigue teniendo sentido un portal externo.
Tener mesas libres no es lo mismo que poder atenderlas: turnos, duración, zonas y capacidad real.
Cambios de última hora y cancelaciones sin que la disponibilidad se quede bloqueada.
Qué debe decir una confirmación, cuándo enviar el recordatorio y cuántos mensajes son demasiados.
Qué es un no-show, qué medidas ayudan de verdad y cuáles espantan al cliente que sí venía.
Te enseñamos cómo entra una reserva en Pedi2 y qué ve el equipo de sala cuando llega el día.